Die Abkürzung PDCA kommt aus dem Qualitätsmanagement und bedeutet: Plan – Do – Check – Act. Damit wird eine Methode beschrieben, mit der man so ziemlich alles unter dem Gesichtspunkt einer ständigen Verbesserung betrachten kann. Ohne dass ich Mediziner bin, würde ich grob sagen, dass sogar unser Körper so funktioniert. Wenn ich zum Beispiel etwas mit der Hand greifen möchte, wird dieser Vorgang geplant, ausgeführt und wenn die Richtung korrigiert werden muss, passiert auch dieses und dann geht es weiter. Für mich im Grunde ein ganz simpler Vorgang, den es täglich überall (meistens) automatisch ausgeführt gibt.

Als ich anfing, im QM zu arbeiten, war das eine der ersten Methoden, die ich kennenlernte. Ich merkte aber schnell, dass ich kein Methoden-Fuzzi bin. Es gibt natürlich nicht nur diese eine, sondern ein ganzes Arsenal an Werkzeugen, die alles besser machen (angeblich). Darauf möchte ich gar nicht weiter eingehen, weil das wirklich richtig trockenes Zeug ist, sofern man nicht dafür brennt. Auch nach knapp 23 Jahren QM brenne ich nicht für Methoden und Richtlinien. Liegt vermutlich an meinem Beruf, den ich ursprünglich gelernt habe.

Da ich aber ein ziemlich fauler Mensch bin, mache ich mir trotzdem Gedanken, wie verschiedene Dinge für mich einfacher gehen könnten. In den Anfangsjahren der Büroarbeit habe ich das geradezu exzessiv betrieben. Und ich machte den Fehler, den ich heute noch bei vielen Berufsanfängern beobachten kann: Eine App soll es richten. Tut sie nicht. Es ist dein Kopf, der es richtet, nichts anderes. Am Ende bist du vielleicht so verzweifelt, weil der schöne Plan nicht aufgeht, dann nimmst du die nächste App, das nächste Tool und die andere Methode. So trudelt man dann mehr oder weniger planlos durch den Aufgabenwald, obwohl man der Meinung ist, alles wäre super aufbereitet.

Mir erging es ähnlich. Das ging so, bis ich das Buch von David Allen in die Finger bekam. Darin vermittelte der Autor seine Methode “Getting things done”. Ich las es. Mehrfach. Tatsächlich gefiel mir das Buch und die dort beschriebene Methode. Natürlich versuchte ich auch sie in meinen Alltag zu integrieren. Um es gleich vorwegzunehmen, ich scheiterte auch hier. Der Grund war, so weiß ich heute, mein krampfhafter Versuch mich mit totaler Disziplin an alle Vorgaben zu halten. Vermutlich ist das der Grund, warum viele Menschen an solchen Dingen scheitern. Aber ich will da nicht von mir auf andere schließen.

Blicke ich heute zurück und reflektiere meine derzeitige Art und Weise an Dinge heranzugehen, muss ich doch sagen, dass es nicht umsonst war. Viele Dinge sind hängengeblieben, von denen ich nie dachte, dass das so einfach geht (Hinterher ist man ja immer schlauer.). Vielleicht liegen mir diese Sachen auch einfach nur. Ganz bewusst allerdings gehe ich grundsätzlich nach PDCA vor. Das mag sich trocken und vielleicht stupide anhören, aber ich bin doch ein fauler Mensch!

Auch aus der Zeit, in der ich mich mit der Allen-Methode beschäftigte, ist einiges geblieben. Ich bin ohne nachzudenken in der Lage, sehr strukturiert Informationen zu sammeln und abzulegen. Das ist eine der schwierigsten Aufgaben, die einem im Leben gestellt werden (sofern man Informationen für wichtig erachtet und diese wiederfinden muss). Mein E-Mailpostfach hat nie mehr als ein paar E-Mails, die dort länger aufbewahrt werden. Vor vielen Jahren bin ich praktisch an meinen Postfächern schier verzweifelt. Deswegen bearbeite ich die nach der 2-Minuten-Regel. Alles, was innerhalb von 2 Minuten erledigt werden kann, wird sofort gemacht. Informationszeug wird sofort archiviert oder einsortiert. Was dann übrig ist, wird in eine Aufgabe umgewandelt. Das nur so als Beispiel, wie ich meinen Posteingang sauber halte. Das gilt für den beruflichen wie den privaten gleichermaßen.

So unterstütze ich nachhaltig meine angeborene Faulheit und komme nur noch ganz selten ins Schwitzen. Mag man glauben oder nicht, aber so funktioniert es bei mir bestens. Natürlich nicht immer. Aber ansonsten wäre es so langweilig, wie für die meisten Menschen dieser Text hier. 😀